Informazioni sul trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 “GDPR”
Ai sensi degli artt. 13 e 14 Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito "Regolamento" o “GDPR”), Federazione Ginnastica d’Italia (di seguito, il “Titolare” o “FGI”), con sede in Viale Tiziano n° 70 – 00196, Roma (RM) in qualità di titolare del trattamento, ai soggetti del personale dipendente e esterni (di seguito, gli “Interessati” o i “Segnalanti”), che effettuano segnalazioni ai sensi e per gli effetti del D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 (di seguito, il “Decreto”), recipiente la Direttiva UE 2019/1937 (di seguito, la “Direttiva”), riguardante la protezione delle persone delle persone che segnalano violazioni (anche detto “Whistleblowing”).
In questa informativa, sono descritte le finalità e modalità di trattamento dei dati personali dei Segnalanti e quali sono i diritti loro riconosciuti dal Regolamento.
- Modalità di trattamento dei dati
Il trattamento dei dati personali degli Interessati potrà avvenire mediante l'utilizzo di strumenti informatici, servendosi anche dell’utilizzo di una piattaforma di gestione delle segnalazioni (di seguito, la “Piattaforma”), telematici e manuali, con logiche strettamente correlate alle finalità per le quali i dati sono raccolti, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza, nel rispetto delle indicazioni previste dal Regolamento UE, a partire da quanto indicato agli artt. da 5 a 11 del GDPR.
Le modalità di trattamento dei dati potrebbero anche includere segnalazioni che avvengono tramite l’invio di un messaggio vocale (con distorsione della voce), per il tramite della Piattaforma, oppure per il tramite di un incontro diretto.
La Piattaforma consente anche di presentare la segnalazione in anonimo; in tal caso non sarà possibile ricondurre la segnalazione all’identità del Segnalante.
- Categorie di dati personali
Il Titolare tratterà i dati personali degli Interessati, forniti al momento della segnalazione. In particolare:
- dati identificativi (nome, cognome);
- codice fiscale;
- indirizzo di posta elettronica attraverso cui è effettuata la segnalazione;
- eventualmente, ruolo in virtù del quale effettua la segnalazione o, in alternativa, soggetto esterno alla FGI;
- qualsiasi altra informazione che potrebbe essere ricavata dalla segnalazione, nei limiti fissati della normativa in virtù dei principi di minimizzazione e di cancellazione dei dati non pertinenti.
Il conferimento dei dati è facoltativo per la presentazione della segnalazione. Qualora siano resi nel contesto della segnalazione, i dati del segnalante saranno trattati esclusivamente per la finalità di seguito precisata e per verificare la fondatezza della segnalazione. Il Segnalante potrà altresì decidere di rimanere anonimo, tramite la funzione apposita presente sulla Piattaforma.
Qualora i Segnalanti inseriscano dati ulteriori rispetto a quelli sopraindicati, il Titolare procederà senza indugio alla cancellazione degli stessi.
- Finalità e base giuridica
Nell’ambito della gestione della procedura whistleblowing, il Titolare tratterà i suoi dati personali, per l’adempimento degli obblighi di legge fissati nella disciplina contenuta nel D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24, e, pertanto, ai sensi e per gli effetti dell’art. 6, lett. c) del Regolamento, volti a consentire la presentazione di segnalazioni inerenti a condotte illecite poste in essere nell’ambito di operato del Titolare e/o in violazione del diritto dell’Unione in tutti i settori indicati dalla Direttiva.
- Durata del trattamento e periodo di conservazione dei dati
In relazione alla finalità per la quale sono stati raccolti e trattati i dati, questi sono conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 (cinque) anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza e di conservazione imposti dalla disciplina di cui al Decreto.
- Categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati e finalità della comunicazione
Il Titolare potrà comunicare i dati personali a soggetti terzi dei quali si avvale per lo svolgimento di attività connesse alla gestione del sistema di whistleblowing. In particolare, i Suoi dati potranno essere comunicati a società esterne che offrono al Titolare servizi informatici e a consulenti esterni, quali, a titolo esemplificativo, consulenti legali, avvocati.
Tali società tratteranno i suoi dati personali in qualità di Responsabili del trattamento, ai sensi dell’art. 28 del GDPR.
Il Titolare, inoltre, potrà comunicare i suoi dati a determinati soggetti e alle Autorità cui la comunicazione sia dovuta in forza di obblighi di legge, una volta verificata la fondatezza della segnalazione; in tal caso, i soggetti in questione tratteranno i suoi dati in qualità di titolari autonomi.
In ogni caso, la gestione della Sua segnalazione e, di conseguenza, il trattamento dei dati personali, è svolta esclusivamente da soggetti interni autorizzati ed istruiti e che operano in qualità di Persone autorizzate.
- Diritti degli interessati
Gli Interessati hanno il diritto, in qualunque momento, di ottenere la conferma dell'esistenza o meno dei dati personali che li riguardano e/o a verificarne l'utilizzo fatto dal Titolare.
Gli Interessati, inoltre, hanno il diritto di chiedere la rettifica dei dati personali inesatti e l'integrazione di quelli incompleti; nei casi indicati dal Regolamento UE, fatta salva la speciale disciplina prevista per alcuni trattamenti, possono altresì chiedere la cancellazione dei dati, decorsi i previsti termini di conservazione, o la limitazione del trattamento; l'opposizione al trattamento, per motivi connessi alla loro situazione particolare, è consentita salvo che sussistano motivi legittimi per la prosecuzione del trattamento.
Si precisa che, ai sensi dell’art. 13 del D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24, il segnalato non può esercitare i diritti dell’interessato ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR, nei confronti del Titolare, né proporre reclamo al Garante.
L'apposita istanza al Titolare è presentata contattando la FGI al seguente indirizzo e-mail segreteria@federginnastica.it o il Responsabile della protezione dei dati al seguente indirizzo e-mail: dpo@federginnastica.it
Gli Interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali loro riferiti effettuato dal Titolare avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento UE hanno il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Autorità di controllo nazionale), come previsto dall'art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).
Ulteriori informazioni in ordine ai diritti degli Interessati sono reperibili sul sito web del Garante per la protezione dei dati personali all'indirizzo www.garanteprivacy.it.
